Horreur, valeur intégrée à une formule

Par hypothèse, il s’agit de mettre à jour un projet de budget de trésorerie. On sait que le total initialement prévu pour la Suisse (1 500) doit être porté à 1 800, mais on ignore comment se ventile ce complément.

Méthode incorrecte, horreur !

Cette méthode est À PROSCRIRE ABSOLUMENT. La figure 1 en montre l’incidence, apparemment correcte, tandis que la figure 2 montre la formule.

Fig. 1 - Projet mis à jour : + 300 pour la Suisse.

La valeur de 300 est prise en compte dans les totaux, mais n’est visible nulle part lorsqu’on examine le tableau, ce qui est une aberration : les totaux sont corrects, mais pas le tableau ! En effet, si on additionne les cellules B62 à E62, le résultat est de 10 000, tandis que le total de la colonne F de la ligne 3 à la ligne 60 est toujours égal à 9 700. Un comptable dirait que le tableau n’est pas « carré ».

Fig. 2 - Formules correspondant à la figure 2. La formule modifiée est en D62

Il faut considérer comme un tabou absolu l’écriture d’une formule comme celle qui apparaît en D62, figure 2 :

Fig. 3 - Exemple de formule à considérer comme taboue

La raison pour laquelle j’insiste à un tel degré est que ce type de formule est dangereux : à ce stade, le budget total, passé de 9 700 à 10 000 est correct.

Toutefois, lorsque quelques jours plus tard, l’information permettant de décomposer le complément de 300 devient disponible, une modification du tableau est nécessaire, consistant à mettre à jour les lignes 3 à 60 de la colonne D.

Cette modification fait double emploi avec le “+ 300” inscrit dans la formule de la cellule D62, qu’il faut donc supprimer.

Le danger vient de ce que l’élément à supprimer n’est pas visible, à moins d’afficher les formules. Si la personne qui effectue la mise à jour est l’auteur du tableau, on peut espérer qu’elle se rappellera comment elle a intégré précédemment le complément de 300.

Dans ce cas, elle va ventiler les 300 dans les lignes 3 à 60 et rétablir la formule correcte en D62, . Dans le cas contraire, si elle est distraite, débordée ou incompétente comme le laisse soupçonner le fait d’avoir utilisé la formule de la figure 3, le tableau après mise à jour est faux.

Quant au cas où le tableau est mis à jour par un collègue de la personne qui a entré la formule de la figure 3, le danger est encore plus grand : le collègue n’a en effet aucune raison de songer qu’une telle horreur ait pu être imaginée. La probabilité qu’il corrige la formule en D62 est donc infime, ce qui conduit également à un tableau faux.

Supposons que l’informatique (ligne 3) soit passée de 400 à 420. Les autres modifications ne sont pas visibles, car elles correspondent à des lignes masquées.

Le tableau correct après mise à jour doit se présenter ainsi :

Fig. 4 - Le budget mis à jour. Le poste “Informatique” est passé de 400 à 420.
Le reste du complément de 300 est ventilé dans les lignes 4 à 59, masquées ici.

Si la formule “taboue” de la figure 3 n’a pas été corrigée, le tableau après mise à jour correspond à la figure 5 : le total pour la Suisse est de 2 100 au lieu de 1 800, et le total général de 10 300 au lieu de 10 000, car le complément de 300 est pris 2 fois en compte sans que rien ne permette de le déceler aisément.

Fig. 4 - Le complémént de 300 a été ventilé dans les lignes 3 à 60, ET la formule en D62 (cf fig. 3)
n’a pas été corrigée. Il y a double emploi. Les totaux Suisse et général sont majorés de 300.

Quelqu’un qui utilise des formules bâtardes (confusion entre formules et paramètres) comme celle de la figure 3, peut retomber sur ses pieds s’il fait montre de suffisamment de rigueur. Malheureusement, la rigueur consiste, entre autres, à ne pas utiliser ce type de formule. Le risque est donc considérable d’aboutir à des aberrations. C’est quasiment une certitude si le tableau doit être modifié par un tiers.

Personnellement, j’aurais quasiment tendance à considérer l’emploi de ce type de formule comme une faute professionnelle. Il ne s’agit pas seulement d’orthodoxie : un tableur sert en particulier à faire des simulations à partir desquelles on opère des choix de gestion. Il est donc fondamental que les tableaux sur lesquels reposent ces choix fournissent une information fiable, ce qui n’est pas compatible avec l’usage de formules comme celles de la figure 3.