Formules et valeurs

Par essence, en cas de modification d’une cellule, un tableur en répercute l’incidence de manière instantanée ou presque.

En voici une illustration particulièrement simple, l’addition 2 + 2 = 4 :

Fig 1 - Exemple minimaliste d’addition

Si on remplace le contenu de la cellule B2 par 3, le total est immédiatement mis à jour :

Fig. 2 - Résultat après modification de la cellule B2

Cela résulte de l’option par défaut, l’affichage des valeurs. En effet, il a été entré dans les cellules B1, B2 et B3 de la fig. 1), respectivement, 2, 2 et une fonction faisant l’addition.

On appelle formule, ce qui est entré dans une cellule, et valeur ce qui en résulte. Pour qu’Excel effectue un calcul, quel qu’il soit, il faut que le premier caractère entré dans la cellule soit le signe “=”. Pour toute cellule ne commençant pas par le signe égale, il y a identité entre valeur et formule.

Il est heureusement possible d’afficher les formules. Il suffit pour cela, de choisir l’onglet “Affichage” des Préférences (menu Outils).

Fig. 3 - Les onglets du dialogue “Préférences”

Dans la zone “Fenêtres” de l’onglet “Affichage”, il suffit de cocher l’option “Formules”

Fig. 4 - La zone “Fenêtres” de l’onglet “Affichage”.

Après validation, l’aspect de la feuille de calcul a changé :

Fig 5 - Affichage des formules, correspondant à la figure 1.

C’est au niveau de la cellule B3 que le changement est le plus flagrant : “=SOMME(B1:B2) remplace maintenant le total. Les autres cellules n’ont pas varié, hormis pour la présentation : lorsque les formules sont affichées, la largeur de toutes les colonnes est automatiquement doublée, car les formules sont souvent plus longues que les valeurs en résultant. D’autre part, les éléments de formatage autres que gras et italique ne sont pas pris en compte.

La possibilité d’afficher les formules est ignorée ou négligée par l’immense majorité des utilisateurs d’Excel. Son intérêt est de pouvoir visualiser comment est conçu un tableau. C’est particulièrement utile quand on doit modifier une feuille de calcul réalisée par quelqu’un d’autre ou qu’on soupçonne l’auteur d’une feuille d’avoir des compétences limitées.

NB : le raccourci clavier ( + " (guillemets) sur Mac, Ctrl + " sous Windows) permet de basculer entre l’affichage des formules et celui des valeurs